Как внедрить систему управления продажами, сделав ее эффективным бизнес-инструментом
CRM-системы являются мощным инструментом для оптимизации бизнес-процессов на предприятии, что приводит к увеличению прибыли. Оптимизация бизнес-процессов - это простой и эффективный способ, который позволяет сократить издержки бизнеса. Одно из главных условий успеха любой организации является автоматизация бизнеса на базе 1С, независимо от ее структуры, масштабов и сферы деятельности. Кроме того, юридическое сопровождение бизнеса позволит избежать многих неприятностей, связанных с неверным толкованием законов.
Профессиональная аудиторская проверка - это возможность выявить ошибки и недочеты в деятельности фирмы, оптимизировать расходы, повысить производительность бизнес-процессов и оценить соответствие текущей деятельности законодательству. Кроме того, разработка маркетинговой стратегии помогает оценить состояние компании и уровень конкуренции на рынке, что, в свою очередь, увеличивает объем продаж.
Сотрудничество с опытной консалтинговой компанией - это возможность оптимального решения сложных бизнес-задач. В условиях жесткой конкуренции на рынке, не достаточно только профессионализма сотрудников отдела сбыта - требуется правильно выстроенный, эффективный и современный механизм, который включает десятки элементов. Главными аспектами здесь являются высокая мотивация персонала, работа с целевыми клиентами, стратегическое планирование и полная автоматизация процессов с использованием CRM-систем. CRM-система для управления продажами играет ключевую роль в улучшении механизмов наращивания дохода.
Управление продажами на предприятии — это сложный и комплексный процесс, включающий множество плоскостей и, зачастую, вызывающий неоднозначную реакцию в бизнес-среде. Из-за отсутствия единого подхода управление продажами может быть интерпретировано по-разному. Некоторые считают, что это мотивация персонала, ответственного за реализацию продукта, другие утверждают, что для достижения успеха в продажах необходимо в первую очередь работать с каналами сбыта, а третьи делают ставку на автоматизацию взаимодействия с клиентами. Тем не менее, эффективное управление продажами является не просто залогом высокой прибыли, но и часто является фактором, предопределяющим самое существование компании. По статистике, 60% фирм, у которых не удалось организовать собственную систему сбыта, закрываются в первые три года своей деятельности.
Чтобы система управления продажами была эффективной, она должна быть комплексной и включать в себя множество процессов. Например, необходимо определить целевую аудиторию и установить оптимальный ценовой диапазон, затем разработать стратегии для освоения новых рыночных направлений. Важной задачей является также управление каналами распределения, планирование продаж для каждого из них, обучение и стимулирование участников системы сбыта, поддержание обратной связи и осуществление постоянного контроля над качеством работы. Важным элементом является также организация отдела продаж, определение четких задач, распределение функций и формирование штата, а также управление взаимоотношениями, которое включает в себя поиск потенциальных клиентов, выстраивание продаж под потребности конкретных клиентов, организацию презентаций и переговоров, подбор аргументов и заключение сделок. Наконец, не менее важными являются оценка работы отдела продаж и личного вклада каждого работника, а также корректировка системы продаж в зависимости от полученных результатов.
Теоретическая модель, которая представляет собой комплекс системы управления продажами, способная гарантировать предприятию успех в вопросах завоевания рыночных сегментов, на практике воплощается немногими компаниями. Руководители российских фирм склонны выбирать в качестве ключевых несколько позиций и посвящать им все свои силы. Такой фрагментарный подход не является идеальным и поэтому возрастает интерес к управлению продажами в деловой среде. Планирование продаж, повышение профессионального уровня специалистов и автоматизация процессов становятся обязательными инструментами в данной сфере.
Автоматизация является необходимым требованием нашего времени. Современное управление продажами предполагает многочисленные процессы с большим объемом данных, которые требуют детального анализа и сравнительного анализа, а также обмена информацией. Чтобы обеспечить оперативность, точность и максимальную сохранность данных, компании внедряют CRM-системы, которые являются прикладными программами, автоматизирующими стратегии взаимодействия с клиентами. Это позволяет повысить уровень продаж, оптимизировать маркетинг и сохранять историю взаимоотношений для последующего анализа результатов.
Преимущества применения CRM-систем также включают ведение единой стандартизированной базы контактов, оценку качества работы отдела продаж в любой момент времени и анализ эффективности работы с запросами и входящими звонками. Они также позволяют анализировать слабые стороны процессов и разрабатывать стратегии развития.
Для автоматизации рутиных операций в области управления продажами создан класс систем, называемых SFA (Sales Force Automation System) или SFMS (Sales Force Management System). SFA автоматически регистрирует все этапы продаж компании, отслеживает контакты с активными клиентами и выявляет потенциальных. Эта система, как правило, поставляется как элемент CRM в мировой практике. Наиболее развитые SFA-системы позволяют клиенту на месте смоделировать продукт, удовлетворяющий его потребности, например, в автомобильной промышленности подобрать желаемый цвет и интерьер.
SFMS является системой управления продажами, которая создана для того, чтобы сделать процесс продаж максимально прибыльным и эффективным. Эта система автоматически составляет таблицы, диаграммы и графики, которые позволяют менеджеру быстро отслеживать изменения и реагировать на них. SFMS также делает возможным проведение маркетинговых исследований для определения лидеров рынка, тенденций в продажах, поведения клиентов и т.д. Благодаря единой системе также можно координировать работу географически распределенных подразделений и филиалов фирмы. Это повышает производительность труда сотрудников отдела продаж, эффективно использует рабочее время, достигает оперативности в реагировании на запросы клиентов, а также дает возможность оценивать внешнюю среду, заниматься прогнозированием и стратегическим планированием.
Несмотря на все преимущества автоматизации процесса управления продажами, при внедрении могут возникнуть проблемы. Важно обучить персонал пользоваться системой и определить функциональные обязанности каждого сотрудника. В каждом проекте также должен быть ответственный менеджер, который будет координировать все стороны, оценивать риски, заниматься анализом и урегулировать все «острые углы».
Одной из главных задач любой компании является эффективное управление продажами. Для этого важно внедрить CRM-систему, которая поможет в управлении клиентской базой данных и оптимизации бизнес-процессов. Рассмотрим этапы внедрения CRM-системы для управления продажами.
Первый этап – это планирование. На данном этапе определяются цели и задачи внедрения CRM-системы, а также выявляется связь между проблемами в общении с клиентами и организацией системы управления. Необходимо составить план внедрения отдельных модулей и блоков системы, объем финансирования, а также назначить отвественных за систему лиц.
Второй этап – оптимизация бизнес-процессов. Здесь необходимо составить список функций, которые необходимы в работе с клиентами, распределить их по отделам и конкретным работникам и наладить контроль. Такой анализ позволяет увидеть "провалы", дублирования, бесконтрольные участки и другие недочеты, тормозящие развитие бизнеса. Руководителю компании важно своевременно провести разъяснительные беседы и постараться привить единую CRM-идеологию.
Третий этап – оптимизация системы коммуникаций в рамках ключевых бизнес-процессов. Максимум усилий компании направляется на создание единой сети коммуникаций для общего доступа к базам данных. Важно позаботиться о мощностях рабочих станций, которые обеспечат передачу больших объемов информации и обработку большого числа запросов.
Четвертый этап – создание клиентской базы данных. В базу заносят характеристики активных и потенциальных контрагентов, разделенные на группы по наименованиям, фамилиям, должностям контактных лиц и т.д. Перед внесением в базу следует исключить дублирующие данные.
Пятый этап – выбор ПО. Универсальной CRM-системы для управления продажами нет. Только в России их существует свыше 100, различных по цене и функционалу. Выбирая программный комплекс, необходимо соотносить его возможности с задачами компании. Недостаточная функциональность обернется затратами на приобретение дополнительных программ. Слишком сложный программный комплекс может оказаться невостребованным или мешать пользовательскому восприятию системы. Выбирать программный комплекс должна группа экспертов из числа специалистов разного профиля во главе с представителем руководящего звена.
Шестой этап – внедрение ПО. Обычно этот этап берет на себя компания-разработчик. Однако сотрудникам предприятия полезно принять участие в процессе для получения опыта. Программный комплекс адаптируется к условиям конкретной компании, а знания, полученные первыми пользователями, являются практически уникальными. Для того, чтобы не потерять их, когда обученные сотрудники уйдут, следует подготовить детальную инструкцию по использованию CRM для каждого рабочего места.
И, наконец, седьмой этап – оценка эффективности системы управления продажами. Наиболее распространенными критериями оценки являются степень лояльности клиентов и эффективность взаимоотношений с ними (количество сделок, число отказов, прибыльность и т.д.). Оценить эфект от использования CRM-системы можно и через показатели снижения трудозатрат, рост работоспособности, повышение процента удержания клиентов.
Внедрение CRM-системы – это длительный и многоэтапный процесс, который требует заинтересованности со стороны персонала и постоянного контроля со стороны руководства компании. Рекомендуется продумать каждый этап и подготовиться к его выполнению, чтобы система управления продажами работала максимально эффективно в интересах бизнеса.
Подход многих руководителей к созданию эффективной системы управления продажами может привести к ненужным рискам. Они сами работают над этим процессом и выбирают CRM на основе стандартных модулей. Это может привести к проблемам с интеграцией, техническим сбоям и затягиванию сроков.
Руководитель практики «Построение системы продаж» компании КСК групп, Сергей Шевченко, предлагает обратиться за помощью к профессиональным консультантам, чтобы сэкономить время и ресурсы, получить готовый продукт, а также обученную команду продавцов.
По словам Шевченко, профессиональный подход гарантирует решение, которое на 100% будет соответствовать задачам и потребностям фирмы. Четко выстроенная система продаж может помочь повысить продажи в короткий срок, что было продемонстрировано на примере проекта компании КСК групп, который увеличил оборот заказчика с 5 до 6 млрд. руб., за год.
Шевченко отмечает, что услуги консультантов обычно окупаются в считанные дни, поскольку настройка занимает в среднем три месяца, а продажи начинают возрастать почти сразу. Кроме того, специалисты КСК групп устраняют возможные ошибки и проводят интеграцию с внешними базами данных, электронной почтой, телефонией. Компания гарантирует полное техническое сопровождение.
Консультанты КСК групп также акцентируют внимание на том, что всегда проводят анализ целей фирмы клиента, ее положения на рынке и перспектив, и только после этого подбирают те решения, которые будут реализованы в разумные сроки и максимальной отдачей.
КСК групп - это аудиторско-консультационная компания, предоставляющая услуги по юридическому, налоговому и стратегическому консультированию, а также занимающаяся аудитом и оценочной деятельностью. Компания специализируется на работе с частным бизнесом.
Фото: freepik.com