Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Сверить большой объем документов может занять довольно много времени, однако программа для сравнения документов значительно упрощает данную задачу, сокращая время, затрачиваемое на сравнение документов вручную.

Внедрение функционала сравнения документов в имеющуюся корпоративную систему, позволяет сотрудникам сохранять привычные инструменты работы, а значит не нужно тратить время на дополнительное обучение.

Если речь идет о различных типах документов (договоры, акты, прайс-листы и т.д.), представленных в разных форматах (doc, rtf, txt, jpg и т.д.), то не стоит переживать - некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать почти все из них.

Перед покупкой программы для обработки информационных систем стоит обратиться только к проверенным компаниям с успехами в этой области.

Сравнение документов через автоматизированные программные средства значительно ускоряет процесс и позволяет сократить процент ошибок, которые нередко делает человеческий фактор. Эти процессы могут значительно затягивать обработку и ввод данных, что в конечном итоге приводит к финансовым потерям.

ABBYY, один из ведущих разработчиков решений в области интеллектуального управления информацией, предоставляет технологию сравнения документов, которая значительно улучшает эффективность работы бизнеса.

Искусственный интеллект помогает офисным работникам решать задачу сравнения документов. Особенно данная потребность возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, отделов бухгалтерии, а также у менеджеров по персоналу, секретарей и администраторов.

Интересно, что необходимость сравнения часто возникает не только между разными версиями документов, но и в случае сравнения данных в разных форматах. Бумажный документ с электронной копией сравнивают 78% сотрудников, а разные версии документов в текстовом формате - 61%. В свою очередь, документ MS Office с PDF-файлом сравнивают 55% работников, а электронный документ со скан-изображением - 37% работников.

Если учесть, что обычный договор может состоять из нескольких страниц, становится понятным, что построчная сверка вручную требует колоссального сосредоточения и отнимает у сотрудников колоссальное количество времени.

Кроме того, даже внимательный сотрудник не застрахован от ошибок, последствия которых могут негативно повлиять на бизнес. Ситуация усложняется сжатыми сроками обработки документов, бездействие в этом случае может стать "фатальной" ошибкой.

Решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Их преимущества заключаются в том, чтобы за кратчайшие сроки выполнить сравнение документов, повысить качество обработки и устранить человеческий фактор.

В случае сравнения текстовых документов офисные сотрудники могут воспользоваться встроенными инструментами MS Office. Достаточно воспользоваться кнопкой «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование» в новых версиях Word. Однако, как показывает опыт, проверка документов MS Word трудоемка, а главное - не всегда корректна.

Документы, с форматированием, могут содержать нюансы, относящиеся только к оформлению документа, но не к содержанию. Технология искусственного интеллекта ScanDifFinder SDK компании ABBYY может существенно облегчить процесс проверки, находя в короткие сроки все значимые различия между двумя версиями документов, будь это бумажный документ с цифровой копией или две электронные версии.

ScanDifFinder SDK работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами (среди которых: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif, .bmp), обнаруживает только значимые изменения и игнорирует форматирование, что позволяет удобно просматривать и сравнивать документы, сохранять результаты проверки в MS Word или PDF.

Технологии ScanDifFinder SDK легко интегрируются в любые приложения, системы электронного документооборота, применяемые на предприятии. Система поддерживает два языка документа и интерфейса, русский и английский, и может работать с объемными документами, даже если это многостраничный договор - время на проверку будет установлено в несколько минут.

Система позволяет автоматически находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д. Также следует отметить, что ее использование не требует обучения сотрудников. Загрузив два документа в окно программы и подождав несколько минут, система выполнит сравнение и выдаст результат проверки. Выглядит просто и удобно, не так ли?

ScanDifFinder SDK для бизнеса: как решение от ABBYY помогает оптимизировать бизнес-процессы

Если вы занимаетесь созданием программного обеспечения, то вам наверняка знакомы трудности, связанные с обработкой документов. Ведь требуется не только обработать их электронные версии, но и сверить каждую подписанную бумажную копию с соответствующей электронной версией, чтобы избежать публикации некорректной версии. Этот процесс отнимает много времени и требует повышенного внимания. К тому же, ошибки могут привести к серьезным финансовым рискам.

Решить эту проблему вам поможет ScanDifFinder SDK от ABBYY. Это инструмент, который позволяет создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Сейчас многие компании уже оценили преимущества данного решения от ABBYY, и мы представим на примерах, как оно помогает оптимизировать бизнес-процессы.

Кейс №1

Компания «Базэл Аэро», в составе финансово-промышленной группы «Базовый Элемент», управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает более 80 договоров в неделю, и каждую подписанную бумажную копию документа сотрудники сверяют с электронным образцом. Чтобы оптимизировать процесс сверки договоров, руководство компании принимает решение внедрить технологию автоматизированной обработки документов.

По словам директора по информационным технологиям компании, перед ними стояла задача найти решение, которое могло бы полностью автоматизировать сверку бумажных договоров с утвержденными электронными версиями. При этом сотрудники юридической службы «Базэл Аэро» привыкли работать в системе «1С», поэтому была важна возможность интеграции технологии в эту систему.

С учетом этих требований было выбрано решение от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот», и процесс сверки протекает в фоновом режиме. Сотрудники пользуются привычным браузером, и дополнительное ПО не требуется. ABBYY ScanDifFinder SDK автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, и моментально находит несоответствия с текстом согласованной версии. Результат проверки сохраняется в базе данных.

Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK сотрудники юридической службы «Базэл Аэро» больше не тратят время на сверку договоров вручную, а риск подписания некорректной версии сведен к минимуму.

Кейс №2

Компания «Логика бизнеса» — российский разработчик программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создатель «Логики СЭД». Эта электронная система обработки документов предназначена для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех комбинациях поддерживаемых текстовых и графических форматов.

В конце 2016 года «Логика бизнеса» совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД». Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, работает следующим образом. Пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и нажимает кнопку «Сравнить». Открывается окно мастера сравнения с двумя полями, в которые следует загрузить оригинал и копию документа (как правило, это скан-образ). Далее пользователь выбирает язык и активирует настройки. Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления.

Результат проверки содержит список найденных различий с указанием страниц. Перемещаясь по списку, пользователь попадает в те места документа, где были обнаружены изменения. Результат сравнения можно хранить в СЭД или на сервере.

Инструмент ScanDifFinder SDK от ABBYY помогает экономить время сотрудников, затрачиваемое на сравнение копий документов с оригиналами. Программа быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, благодаря чему компании получают удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com