Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем
Слова, что успех компании зависит от работы команды, никому не новы. Однако нередко бывает, что сотрудники не ощущают достаточной мотивации, не до конца понимают свои обязанности и функционал, а также испытывают трудности в общении друг с другом, что негативно сказывается на работе всего коллектива. В таких случаях помочь может создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании. Это поможет объединить усилия всех сотрудников и координировать их работу.
Единое информационно-рабочее пространство позволяет объединить все процессы и компоненты, связанные с работой коллектива, в одном месте. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на обмен информацией и повышает эффективность работы всей команды. В рамках информационно-рабочего пространства можно создавать совместные проекты, делиться файлами, общаться в онлайн-чате, создавать задачи и многое другое.
Одним из преимуществ создания информационно-рабочего пространства является возможность сократить время на освоение новых сотрудников. Когда сотрудник заходит в единое информационно-рабочее пространство, он имеет возможность ознакомиться с информацией о компании, ее принципах работы, а также с информацией о конкретном проекте, в котором он участвует.
Таким образом, создание единого информационно-рабочего пространства позволяет существенно повысить эффективность командной работы, ускорить обмен информацией, улучшить качество взаимодействия сотрудников и значительно сократить время, затрачиваемое на адаптацию новых сотрудников в компании.
Перед тем как приступать к описанию корпоративного портала и интранета, нужно разобраться с терминологией. Технологические понятия корпоративный портал и интранет имеют различные значения.
Интранет или интрасеть — это виртуальное пространство, созданное для внутреннего использования в компании. Оно работает по тем же принципам, что и глобальная сеть интернет, но доступ к ней имеют только сотрудники компании. Используя web-технологии, компания может создать небольшой сайт для разных отделов, общую базу клиентов или набор документов для внутреннего пользования.
Корпоративный портал (КП) — это современная форма внутреннего информационного пространства компании, который может обеспечивать доступ к различным программам документооборота, планировщику задач, видеоконференциям и т.д. и т.п., в зависимости от потребностей организации. КП может быть создан на разных платформах, таких как Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio, «Битрикс24» и др.
Таким образом, если интранет - это внутренняя сеть компании, то КП - это внешний интерфейс этой же сети. Многие компании также используют термин "интранет" в значении "корпоративный портал". Мы будем использовать эти термины как синонимы в рамках настоящей статьи.
Внутренний корпоративный портал, также известный как интранет, может приносить не только пользу крупным компаниям, но и небольшим фирмам. Множество функций интранета необходимы для помощи сотрудникам в работе. Давайте рассмотрим, какие задачи он может решить внедрение интранета и какие сервисы могут быть доступны для использования.
1. Создание общего информационного пространства
Интранет-портал может стать центральной точкой для хранения всех рабочих документов компании. Это очень удобно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников, так как они могут получать доступ к необходимой информации из любой точки мира и с любого устройства. Кроме того, он объединяет все функции, которые ранее решались с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
2. Обучение персонала
Многие компании создают свою собственную «базу знаний» или FAQ на интранет-портале. Это помогает новым сотрудникам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом без помощи наставника. В результате компания экономит время и деньги на дополнительном обучении.
3. Формирование корпоративной культуры
Интранет-портал может помочь сотрудникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Например, карточки сотрудников могут быть очень полезными для этого вида работы. Онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.
4. Коммуникации
С помощью интранет-портала сотрудникам больше не придется тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос. Все необходимые контакты, а также возможность непосредственно позвонить сотруднику, можно найти быстро и легко на портале.
5. Контроль
Интранет-портал позволяет руководителям контролировать рабочий процесс и узнавать информацию о деятельности как отдела, так и конкретных сотрудников в режиме реального времени. Это очень важно для фирм любого размера.
6. Безопасность
Интранет-портал может не обезопасить данные компании на 100%, но он гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуются большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.
И это только часть возможностей, которые может предоставить интранет-портал. Количество доступных сервисов постоянно растет. Согласно статистике, большинство сотрудников проводят непродуктивное время на работе, занимаясь общением в соцсетях и мессенджерах, что значительно снижает эффективность работы. Выбирая интранет-портал, компании могут увеличить продуктивность работы и экономическую эффективность деятельности.
Как правильно реализовать внедрение интрасети в компанию?
Существуют 3 основных способа создания интрасети:
- Разработка корпоративного портала на основе существующей платформы в соответствии с потребностями компании. Этот вариант является наиболее затратным, так как часто используются платные платформы, а также является долгим и сложным процессом. Но зато он дает возможность учесть все требования, пожелания и создать уникальную систему.
- Покупка и внедрение готового "коробочного" решения. Этот вариант считается более доступным и быстрым в реализации, особенно для тех компаний, которым подходят стандартные функции "из коробки". Кроме того, такой портал может быть доработан в процессе развития компании.
- Подключение к "облачному" сервису. Этот вариант является самым бюджетным в начале, но требует регулярных абонентских платежей. Он наиболее подходит для малых и средних компаний.
Неважно, какой способ был выбран, важно обращаться к специализированной компании, которая имеет опыт в подобных проектах. Такие профессионалы помогут рассчитать плюсы и минусы конкретных платформ, подберут оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.
Корпоративные порталы являются важными инструментами для оптимизации и упрощения бизнес-процессов в компаниях, создания эффективного обмена информацией между сотрудниками, а также для формирования корпоративной культуры. Однако, помимо всех этих преимуществ, корпоративный портал также имеет свои недостатки и ограничения.
Первым недостатком является чрезмерная официальность. Корпоративный портал обеспечивает работу в рабочей среде, которая не способствует общению и совместному решению творческих задач. Интерфейс также не способствует непринужденной атмосфере, а возможности интранета в этой области ограничены.
Второй недостаток заключается в малой вовлеченности пользователей. Пользователи не заинтересованы в наполнении портала интересным контентом, так как управление и наполнение информацией — это задача администратора.
Третий недостаток — отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на различные решения и не может общаться с ними относительно идей и предложений.
Четвертым недостатком является ощущение работниками давления и контроля. Хотя контроль является одной из функций корпоративного портала, в некоторых случаях он может привести к необходимости постоянного получения задач и написания отчетов.
Пятый недостаток — нехватка общения. Благодаря корпоративному порталу сотрудники компании могут решать многие вопросы, не покидая свое рабочее место. Однако общение с коллегами, обсуждение решений руководства, похвастаться успехами в проекте или просто поболтать о погоде остается затруднительным.
Хотя корпоративные порталы являются важными инновациями для развития компаний, выбор конкретного решения должен основываться на всех его плюсах и минусах. Если необходимо обеспечить сотрудников средствами для эффективного взаимодействия, то корпоративный портал – это один из вариантов, но не стоит забывать, что он имеет и некоторые серьезные ограничения.
Фото: freepik.com